Die meisten dürften ihre Neujahrsvorsätze schon vergessen haben. Doch weil ganz viele Werbetreibende es auf all Ihren Geräten auf Ihre Aufmerksamkeit abgesehen haben, lohnt es sich, zu überlegen, wie man Ablenkungen reduziert. Hier eine Liste von Software, die mir hilft, produktiver zu werden.
Lange gab es eine klare Unterscheidung zwischen Arbeitsgeräten und Spielzeug. Heute können Computer fast alles. Leider. Denn dadurch ist es ziemlich einfach geworden, bei der Arbeit nicht zu arbeiten.
Während es vielleicht Angestellte gibt, welche es als sinnerfüllend betrachten, sich vor Arbeit zu drücken1, kann ich als Selbstständiger mir diesen Luxus nicht leisten. Als ich vom Stundensatz zu Pauschalen überging, machte ich mir vermehrt Gedanken zur Produktivität. Sobald man nicht mehr seine Zeit verrechnet, sondern seine Leistung, ist das Interesse, mehr von Letzterer in weniger von Ersterer zu produzieren, natürlich ein Ansporn.
Das stimmt. Aber Unproduktivität ist noch viel schlimmer. Ein verbreitetes Problem in vielen Bürojobs ist, dass man zwar unzählige Stunden «bei der Arbeit» verbringt, aber am Ende des Tages dennoch nicht allzu genau weiss, was man getan hat. Das frustriert.
Wenn ich über Produktivität spreche, ist das kein Plädoyer dafür, möglichst viele Projekte zu akquirieren und Abende und Wochenenden durchzuarbeiten. 40 Stunden pro Woche reichen – 30 eigentlich auch (psst, nicht der Chefin erzählen). Vor allem, wenn man diese Zeit ablenkungsfrei und produktiv nutzt, was nicht immer einfach, aber meistens doch irgendwie machbar ist.
Damit habe ich mich in den letzten Monaten intensiv befasst – und dabei einige Apps installiert und andere gelöscht.
Sie waren mein grösstes Problem: die aufploppenden Benachrichtigungen für jede Mail, jede Nachricht, jeden Furz. Apps wie Twitter und Instagram wollen uns ständig auf ihre Seiten bringen und uns scrollen lassen, bis wir ans Ende des Feeds Internets gelangen.
Ich habe deshalb fast alle Pushnachrichten abgestellt. E-Mails lese ich nur noch in den Pausen. Und ja, ich benutze auch AdBlocker – obwohl ich in der Werbung arbeite.
Hier ein paar Programme2, die mir geholfen haben, mehr Arbeit in weniger Zeit zu erledigen3:
Diese Software ist eine Offenbarung. Um sie mit möglichst viel Nutzen zu lesen, empfehle ich vorab die Lektüre von David Allens Buch «Getting Things Done» («Wie ich Dinge geregelt kriege» auf Deutsch).
Die These des Buchs: Unser Hirn ist gut darin, neue Ideen zu entwickeln, aber schlecht, den Überblick zu behalten. Deshalb hilft es uns, ein Ablagesystem zu haben, das uns an alle Projekte, Termine etc. erinnert. Dieses System stellt er im Buch vor. Ich mag Allens Schreibstil nicht besonders (altväterlich), finde sein System aber sehr gut.
Things ist nun die Software, die mir dabei geholfen hat, dieses System digital zu integrieren. Damit habe ich eine sehr gute Übersicht über alles, was geschäftlich und privat los ist, bugsiere Ideen vom Hinterkopf in eine sichere Ablage und werde weniger vom Chaos im Kopf geplagt. Ob Deadlines, Besprechungsnotizen oder Pläne für später: ich notiere alles in meine Ablagen und sehe diese regelmässig durch.
E-Mail ist und bleibt wohl bis auf Weiteres eine grosse Ablenkung. Leute, die zu viele Mails an zu viele Empfänger verschicken, lassen sich schwer ändern. Aber auf unserer Seite des Posteingangs gibt es zum Glück einige Möglichkeiten.
Ich habe ziemlich vieles ausprobiert, damit E-Mail ein geringerer Störfaktor wurde. HEY ist das Beste, das ich gefunden habe. Die Software von Basecamp ist durchdacht. Es gibt neben einem Posteingang zusätzliche Eingänge für Newsletter und Benachrichtigungen. Das geht auf Gmail auch, ich weiss – aber man muss dafür selbst Filter erstellen.
Was mir an HEY am besten gefällt: Man kann Mails, die man später beantworten will, separat gruppieren und gebündelt beantworten. Produktivitätsfördernd ist, dass Push-Nachrichten standardmässig ausgeschaltet sind. So reisst mich nicht mehr jede wirklich wichtige Mail («Bitte aktualisieren Sie Ihre Kreditkartenangaben auf Netflix») aus dem Flow. Für mich ist der Dienst deshalb die 100 Dollar pro Jahr wert. Zu HEY geht's hier.
Die Pomodoro-Technik ist verblüffend einfach:
Ich mag diese Technik sehr. Sie ist einfach, gut in den Arbeitsalltag integrierbar und sie funktioniert. Sich 25 Minuten lang zu zwingen, zu arbeiten, ist für unser Hirn irgendwie zumutbar und die Aussicht auf die Pause hilft auch dabei, kurzfristig alles ausser der Arbeit auszublenden.
Pomodoro-Timer gibt es viele, ich nutze diesen hier. Was ich daran mag, ist, dass ich während der produktiven Zeit gewisse Apps und Websites blockieren kann. Ziemlich elegant, um seine Schwächen zu überlisten.
Wie oft sind wir während der Arbeit auf Twitter, YouTube oder Nachrichtenseiten? Falls Sie's wirklich wissen wollen (überlegen Sie sich's besser zweimal), dann ist Qbserve nützlich. Herunterladen kann man die App hier.
Ich habe immer ziemlich viele Programme offen. Dieses kleine Tool hilft mir, diese schnell nebeneinander zu arrangieren. Wer sich mal daran gewöhnt hat, möchte diese App nicht mehr missen.
Für mich als Texter das beste Programm zum Schreiben. Leider ist Word (bzw. Pages oder Google Docs) immer noch unverzichtbar, um Dokumente an Kunden zu schicken, aber wenn ich längere Texte ungestört schreiben will, tue ich das am liebsten mit dem iA Writer. Sympathisch an der Schweizer Software ist übrigens, dass sie nicht im Abo-Modell verkauft wird.
Sehr gelungen finde ich bisher auch die Beta-Version des iA Presenters. Im Gegensatz zu Keynote, Google Slides und dem fürchterlichen Programm aus dem Hause Microsoft legt es den Fokus einer Präsentation auf den mündlichen Vortrag und hilft einem dabei, nicht alle Inhalte in Slides zu verpacken. Ich bin gerade dran, meine erste Präsentation damit zu schreiben und begeistert.
Natürlich findet die Prokrastination zuallererst im Hirn statt und nicht am Computer. Aber ich bin ziemlich felsenfest davon überzeugt, dass ein paar kleine Änderungen auf den Bildschirmen, in die wir täglich stundenlang starren, grosse Auswirkungen haben.
Mein Held diesbezüglich ist übrigens der spanische Beamte, der 6 Jahre lang nicht zur Arbeit erschien und stattdessen Spinoza las. Der Schwindel flog erst auf, als man ihm zu seinem 20-Jahre-Jubiläum eine Plakette überreichen wollte, wie hier nachzulesen ist. ↩
Ich nutze übrigens Apple-Geräte und gewisse Software gibt es nur für diese. ↩
Natürlich erhalte ich keine Kickbacks für diese Empfehlungen. ↩
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